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商旅会议接待流程
  发表日期:2010年09月09日 点击:1478
会议接待流程:

一:会前工作:


1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

二:会中工作:

9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务

三:会后工作:
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
23、欢送代表工作。

 
与会务组织方洽谈
提供会议方案及报价
场地考察
确认方案、签订协议、预付定金
会议安排实施
会前准备
会议接待
会议室
 
客房
餐饮
娱乐
旅游
交通
                ↓             ↓              ↓               ↓                    ↓            ↓                ↓
会务组成立
会议用品准备
会议资料准备
接站
大堂接待
签到
欢迎牌
指示牌
会议资料分发
落实条幅
灯光
音响
投影等
会议布置形式确认
摄影
拍照
参会人员引导
鲜花
、水果
楼层
、房号
 
用餐时间
人数
及菜单确认
主桌
及特殊用餐安排
宴会组织及表演
根据客户需求安排项目及场地
确认消费形式
根据客户需求推荐线路并确认
用车
导游
用餐安排
根据要求安排专业接送
根据需要提供返程机票预定
 ↓
结帐
 
资料
    ↓                              ↓
提前列出消费明细汇总单
 
会议资料用品整理
    ↓                              ↓
专人与客户进行核对并结帐
 
通讯录制作
反馈、总结、客服
 

详情咨询:400-0898-865转会议专线

                                                                                              

 
全国热线:0898-38891598 公司传真:0898-38891599
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